מדריך המיסוי שלך - Deloitte

פרק 3 - נתונים רלבנטיים לדוח המס 2020 : הוצאות עודפות, מדרגות מס תקרות ונקודות זיכוי, הלוואות לצדדים קשורים, תרומות, חובת ניהול כפולה, שמירת מסמכים 77 3. הגדרת מערכת חשבונות ומסמכים אחרים לעניין תקופת השמירה (א) מערכת החשבונות (שחובה לנהל) כוללת את: (1) כל ספרי החשבון (לרבות כרטסת חשבונות) ות י י עוד (ת עוד פנים ות י עוד חוץ), לרבות מערכת חשבונות ממוחשבת - שחובה לנהל על פי הוראות התוספת הספציפית לניהול פנקסים, החלה על עסק. מערכת החשבונות הממוחשבת כוללת גם את התוכנה, טבלאות העזר (כגון טבלאות לתרג ום שערי מטבע, טבלאות לניכוי במקור וכיוצ"ב) ואמצעי אחסון ממוחשבים (כגון - סרטים מגנטיים, תקליטורים, דיסקים אופטיים וכיוצ"ב), למעט קובץ זמני (קובץ המשמש כטיוטה בלבד, להבדיל מקובץ קבוע - שבו אין אפשרות למחוק רשומה והרשומות מוספרו באופן אוטומטי במספור עוקב, כש רצף המספרים העוקבים, נשמר מעיבוד לעיבוד במשך שנת המס). (2) מסמכים נוספים שלגביהם נקבע בהוראות שיש לשמרם יחד עם מערכת החשבונות, כגון: העתקים או ספחים של דוחות תקופתיים למס ערך מוסף; העתקי חשבונות שנתקבלו מהבנק לגבי תקבולים שלא נרשמו בספר קופה, מאחר שהופקדו בבנק ביום קבלתם או למחרתו; הוראה דומה קיימת לגבי ספר תקבולים ותשלומים, וכן מסמכים מסוימים שנערכו על - ידי קבלנים, סוחרי מקרקעין ורופאים. (ב) מסמכים אחרים (מסמכים שברשות) כוללים: מסמכים שאינם בגדר תיעוד חובה לפי ההוראות לניהול פנקסי חשבונות, ואינם חלק ממער כת החשבונות, (כמפורט בסעיף 25 בהוראות). מסמכים אלה הם: מסמכים סטטיסטיים; הזמנות; רישומים פנימיים בין מחלקתיים; מקור תיעוד אשר נסרק למחשב לצורך משלוחו כמסמך ממוחשב; חוזים ופרוטוקולים, במידה שנוהג הנישום לערכם או לקבלם; תיעוד ופנקסים שאין חובה לנהלם על פי ה הוראות, ואשר נוהלו, בין מרצון ובין מכוח דין אחר. (ג) מסמכים מיוחדים : בטרם השמדת מערכת חשבונות ומסמכים אחרים שברשות, כאמור לעיל, ראוי לשקול ולבדוק אם לא רצוי לשמור בעסק מעבר לתקופות שלעיל, מסמכים מסוימים אשר עשויים להידרש בעתיד, גם מטעמים שאינם קשורים לדיני המס, כגון - מסמכים על רכישת נכסים (לרבות נכסי מקרקעין), חוזי שכירות, הסכמים והתקשרויות לטווח ארוך, מסמכים הקשורים בתנאי עבודה ושכר עובדים, מסמכים אשר קיימת בגינם תביעה תלויה בבית משפט ועוד. (ד) מקום ואופן שמירת המסמכים : ההוראות לניהול פנקסי חשבונות מחייבות להחזיק את הספרים במען העסק (בישראל, למעט אם נתקבל הסדר מס המתיר שמירת חלק ממערכת החשבונות בחו"ל) שצוין בדין וחשבון השנתי על ההכנסות (מותר להוציאם זמנית רק לשם ביקורת על - ידי רואי חשבון או לשם השלמת רישומים, עיון בהם או הצגתם או לשם מסירת עדות). מי שמחזיק את ספריו שלא במען, חייב להודיע על כך לפקיד השומה. ההוראות לניהול פנקסי חשבונות קובעות כי מערכת חשבונות ממוחשבת תשמר על גבי אמצעי אחסון ממוחשבים, ובלבד שתתאפשר הפקה זמינה של פלט מודפס ופלט חזותי. ההוראות מאפשרות לשמור מערכת חשבונות בצורת העתק צילומ י ממוזער (מיקרופיש), אך זאת בתנאים מגבילים מסוימים (על פי המפורט בנספח ד' לסעיף 36 בהוראות לניהול פנקסים). החל מיום 1 בינואר 2013 ניתן לשמור תיעוד חוץ באמצעות סריקת המסמכים, בכפוף לעמידה בכל התנאים שנקבעו (ראה בסעיף 4 להלן).