פרק - 3 נתונים רלבנטיים לדוח המס :2023 הוצאות עודפות, מדרגות מס תקרות ונקודות זיכוי, הלוואות לצדדים קשורים, תרומות, חובת ניהול כפולה, שמירת מסמכים 102 • הארכיב הדיגיטלי יאפשר הפקת פלט חזותי או פלט מודפס של כל אחת מהרשומות האלקטרוניות, כולל המידע הנלווה שלהן, בין כתוצאה מעיון ישיר ובין כתוצאה מב חירת רשומה מתוך רשימה שהוצגה אגב חיפוש. • הארכיב הדיגיטלי ישמור את החתימה הדיגיטלית שבה נחתם מסמך, ויהיה ניתן לאחזר מידע מתוך החתימה, בכל עת, לרבות תקופת החתימה. • הארכיב הדיגיטלי יאפשר יצוא של כל אחת מהרשומות האלקטרוניות ויהיה מצויד בכלי המרה המסוגל לתרגם את הרשומות, לרבות המידע הנלווה שלהן, לקובץ בעל מבנה טבלאי בפורמט מקובל; בחירת הרשומות האלקטרוניות להמרה צריכה להתבצע באופן דומה לחיפוש שהוגדר לעיל )מנגנון חיפוש(. • הארכיב הדיגיטלי ינהל, באופן אוטומטי, קובץ יומן אירועים ) LOG (, שלא ניתן למחיקה או לשינוי, ויאפשר יצוא של קובץ זה לקובץ בעל מבנה טבלאי בפורמט מקובל. • הארכיב הדיגיטלי יצויד במערכת גיבוי ושחזור של כל הרשומות האלקטרוניות לרבות המידע הנלווה שלהן, ובלבד שפעולות כאמור יתאפשרו למנהל המערכת בלבד. תחילתן של הוראות אלה ביום 1 בינואר .2013 .5 הקלה בניהול ספרים בנושא שימוש במערכת דיגיטלית לדיווח על הוצאות עובדים - הנחיות להגשת בקשה להקלה ביום 14 בינואר 2020 פורסמה הודעת רשות המסים לגבי הקלה בניהול ספרים בנושא שימוש במערכת דיגיטלית לדיווח על הוצאות עובדים - ה נחיות להגשת בקשה להקלה . בשנים האחרונות נכנסו לשימוש מערכות דיגיטליות מתקדמות לניהול, דיווח ובקרה של הוצאות עובדים בארץ ובחו"ל . במערכות אלו נדרשים העובדים לדווח לחברה המעסיקה על הוצאותיהם השונות, במסגרת עבודתם, הוצאות כגון: טיסות, ארוחות, נסיעה במוניות וכיוצא באלה . כללי שמירת תיעוד החוץ ) האסמכתא לדרישת ההוצאה( נקבעו ב הוראות מס הכנסה ) ניהול פנקסי חשבונות(, התשל"ג - ) 1973 " ההוראות .(" ההוראות קובעות כי ניתן לשמור תיעוד חוץ שהוא מסמך, כתוצר של סריקה ממוחשבת, אם סריקת המסמכים המקוריים נעשתה בהתאם לכללים שנקבעו בנספח ו' להוראות, וכן קובץ המחשב שהוא תוצר הסריקה, נשמר כחלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות של הנישום, בארכיב דיגיטלי בהתאם לכללים שנקבעו בנספח ז' להוראות כאמור. ביעור מסמכי המקור מתאפשר בהתקיים מספר תנאים המנויים בסעיף 2 לנספח ו' להוראות, המתייחסים בין היתר לאיכות תהליך הסריקה, שמירת המסמכים בארכיב דיגיטלי והגשת הדוח לאותה שנת המס. לאור האמור, בעת שימוש במערכת דיגיטלית לדיווח ובקרה על הוצאות עובדים, נדרשים העובדים לסרוק את האסמכתא עבור ההוצאה למערכת הדיווח של החברה המעסיקה על מנת לקבל החזר כספי, והחברה המעסיקה מחויבת לשמור מסמכים אלו בהתאם להוראות. כחלק ממדיניות רשות המסים להתאמת חוקי המס והוראות ניהול פנקסים להתפתחויות הטכנולוגיות כיום, מפורסמים במסמך זה התנאים לקבלת הקלה על פי סעיף 130 )א() 2 ( לפקודת מס הכנסה בדבר סריקה וביעור של מסמכים שלא בהתאם לנספח ו' להוראות, בעת שימוש במערכת דיגיטלית כאמור. יובהר כי הכללים המפורטים מתייחסים אך ורק לדרכי שמירת האסמכתאות בגין ההוצאות ואינם מתייחסים למהות ההוצאה והסכום המותר בניכוי כפי שנקבע בתקנות מס הכנסה )ניכוי הוצאות מסויימות(, תשל"ב - .1972
RkJQdWJsaXNoZXIy MjgzNzA=