מדריך המיסוי שלך - Deloitte

83 / 398

פרק 3 - נתונים רלבנטיים לדוח המס 21 20 : הוצאות עודפות, מדרגות מס תקרות ונקודות זיכוי, הלוואות לצדדים
קשורים, תרומות, חובת ניהול כפולה, שמירת מסמכים
83
- גיבוי יש לערוך גיבוי למערכת חשבונות ממוחשבת )למעט התוכנה לניהול מערכת החשבונות( אחת לרבעון. גיבוי
כאמור יישמר במקום שעליו הודיע הנישום בכתב לפקיד השומה אשר
שונה
ממקום החזקת המערכת הממוחשבת
של הנישום. עוד נקבע כי במערכת חשבונות ממוחשבת תתאפשר הפקה זמינה של פלט מודפס וחזותי של
מערכת החשבונות הממוחשבת או כל חלק ממנה, וכן מגיבוי כאמור.
מסמך ממוחשב ששלח או קיבל הנישום, בחתימה אלקטרונית שבה נחתם, יישמר באמצעי אחסון ממוחשבים,
כחלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות של הנישום.
לתשומת לבכם - הרישום במערכת החשבונות ייעשה באופן שהוא יישאר קריא וברור למשך התקופה הנדרשת
לפי הוראות אלה. בהודעה לציבור מיו ם 3 בנובמבר 2009 של הרשות למסים, הופנתה תשומת לב לכך שחשיפת
נייר טרמי למקור חום, יכולה לגרום לאובדן הפרטים המודפסים על גבי הנייר. לפיכך, נאמר בהודעה, שהוראות
ניהול פנקסים מחייבות הן את עורכי תיעוד הפנים להפיק את התיעוד הנמסר ללקוח על גבי נייר באיכות הנדרשת
בהוראות והן את ציבור המשתמשים לאחסון בתנאים נאותים, אשר יתרמו לשמירת התיעוד כאמור בהוראות. אי
עמידה כאמור לעיל, יכול לגרום למשלוח הודעות על אי קבילות פנקסים וכן, לאי הכרה בהוצאות.
4 . שמירת תיעוד חוץ כמסמכים סרוקים וממוחשבים
מיום 27 בדצמבר 2012 פורסמו הוראות מס הכנסה )ניהול פנקסי חשבונות( )תיקון(, התשע"ג -
2012 )להלן: " התיקון "( המעדכנות את הוראות שמירת מערכת חשבונות, כך שתת אפשר שמירה של תיעוד חוץ )שובר
קבלה, תעודת משלוח, חשבונית, חשבונית מס, הודעת זיכוי, הזמנה - שקיבל הנישום מגורם חוץ ( באמצעות סריקה
ממוחשבת ושמירתה בארכיב דיגיטלי, כפי שיפורטו להלן.
שות המסים פרסמה חוזר בנושא:
)א(
: רקע
)1( הוראות מס הכנסה )ניהול פנקסי חשבונות(, התשל"ג - 1973 )להלן: " הוראות ניהול פנקסים "( מסדירות
את אופן ניהול ספרים בידי בעל עסק.
)2( ההתפתחות בתחום תקשורת המחשבים והאפשרות להעברת קבצים בין מחשבים באיכות גבוהה, כמו
גם, חקיקתו של חוק חתימה אלקטרונית, התשס"א - 2001 , באופן המאפשר את זיהויו הווד אי של החותם
ואת
הבטחת תוקפן המשפטי של הפעולות המתבצעות באופן אלקטרוני, הביאו את המחוקק לבצע תיקונים
להוראות ניהול פנקסים המאמצות את ההתפתחויות הטכנולוגיות.
)3( ביוני 2003 ובינואר 2004 , בוצעו תיקונים להוראות ניהול פנקסים אשר אפשרו , בתנאים מסוימים, לשלוח
ב אמצעות תקשורת מחשבים שוברי קבלה, חשבוניות, חשבוניות מס, הודעת זיכוי. הוראות אלה התייחסו
בעיקר לשולח המסמכים , היינו למנפיק של אותם מסמכים המהווים "ת י עוד פנים" של הנישום. התיקון
הנוכחי מתייחס לאופן שמירת המסמכים אצל המקבל.
)ב(
תמצית הכללים לסריקת מסמכים ובי - עורם נספח ו' להוראות ניהול פנקסים:
)1( התיקון מאפשר לנישום לשמור את "תיעוד החוץ" שנתקבל אצלו וזאת בדרך של סריקה ממוחשבת
של המסמכים.
)2( ניתן לבצע סריקה ממוחשבת של: שובר קבלה, תעודת משלוח, חשבונית, חשבונית מס, הודעת זיכוי,
הזמנה שקיבל הנישום מגורם חוץ, למעט אם הם התקבלו כקובץ ממוחשב. היינו, מסמך שהתקבל בידי
הנישום כ"מסמך ממוחשב" חייב להישמר על - ידו כ"מסמך ממוחשב" והוראות אלו אינן חלות עליו. לשון
אחרת, הוראות אלו חלות על המסמכים כאמור, שהתקבלו בידי הנישום באופן פיזי בלבד.